Sammelüberweisung

Allgemeine Einleitung

Eine Sammelüberweisung ist ein Zahlungsauftrag, der aus mehreren Einzelüberweisungen besteht. Die Belastung des Auftraggeberkontos erfolgt in einer Summe (Gesamtsumme der Einzelaufträge).

Die Sammelüberweisung (im Nachfolgenden als Sammelauftrag bezeichnet) wird in einem sogenannten Bestand verwaltet. Es können mehrere Bestände gleichzeitig verwaltet werden. Der Name kann individuell gewählt werden (z. B. Löhne, VL-Zahlungen, Lieferantenrechnungen). Ein Sammelauftrag kann bis zu 1000 Einzelaufträge enthalten.

Sie können die Einzelaufträge manuell erfassen oder eine vorhandene DTA-Datei (im DTAUS-Format) importieren. Diese Aufträge können anschließend noch bearbeitet (hinzufügen, ändern und löschen von Einzelaufträgen) werden.

Ausgeführte Sammelaufträge können nach erfolgreicher Übertragung zur "Wiederverwendung" gespeichert werden.

Verwaltung von Beständen

Nach Aufruf der Funktion Sammelüberweisung erhalten Sie die Bestandsübersicht. Hierbei handelt es sich um eine Aufstellung der vorhandenen Sammelaufträge mit den wichtigsten Informationen. In dieser Bestandsübersicht stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Bestand anlegen

Ein Bestand ist eine Art Ordner, in dem die Einzelaufträge des Sammelauftrages verwaltet werden. Über die Funktion "Bestand anlegen" können Sie den Namen und das Auftraggeberkonto für den neuen Sammelauftrag vorgeben. Über den Button      gelangen Sie direkt in die Erfassungsmaske für den ersten Einzelauftrag.

Die Erfassung der Einzelaufträge erfolgt analog der normalen Überweisung.

Bestand importieren

In der Bestandsübersicht wird die Funktion "Bestand importieren"      angeboten. Damit haben Sie die Möglichkeit, vorhandene DTA-Dateien (DTAUS-Dateien) zu importieren. Die importierte Datei kann, analog zu manuell erfassten Sammelaufträgen, bearbeitet bzw. abgesendet werden (hinzufügen, ändern und löschen von Einzelaufträgen).
Nach Klick des Buttons "Bestand importieren"      geben Sie bitte den Bestandsnamen und den vollständigen Pfad der zu importierenden DTA-Datei vor.

Bitte beachten Sie, dass DTA-Dateien mit max. einer logischen Datei (DTAUS-Datei) verarbeitet werden. Eine DTA-Datei mit mehreren logischen Dateien (z.B. 2 mal A-, C- und E-Satz) führt zur Ablehnung des Auftrags mit folgender Fehlermeldung: "Ungültiges Dateiformat: Die Datei darf nur einen Datensatz enthalten."

Über den Button      wird der DTA-Import angestoßen. Mit dem Import wird eine inhaltliche Prüfung der DTA-Datei vorgenommen. Abweichungen vom DTA-Format werden in einem Fehlerhinweis am Bildschirm dargestellt.
Nach einem erfolgreichen Dateiimport werden die wichtigsten Daten der importierten DTA-Datei angezeigt. Über die Funktion "Einzelaufträge anzeigen"      können auch die Einzelposten angezeigt werden.
Die importierte DTA-Datei steht nun in der Bestandsübersicht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, dass maximal 1000 Einzelaufträge importiert werden können.

Bestand anzeigen

In der Bestandsübersicht wird die Funktion "Bestand anzeigen"      angeboten.
Alle im Sammler vorhandenen Einzelaufträge werden in einer Übersicht dargestellt. Im Kopf wird das Auftraggeberkonto, der Bestandsname, der Status, die Postenanzahl sowie die Gesamtsumme des Sammelauftrags angezeigt.
Aus dieser Aufstellung ist eine direkte Bearbeitung der Einzelaufträge möglich. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Bestand ändern

In der Bestandsübersicht wird die Funktion Bestand ändern      angeboten. Dadurch können folgende Daten des Bestands verändert werden:

Bestand löschen

In der Bestandsübersicht wird die Funktion "Bestand löschen"      angeboten. Damit kann der komplette Bestand mit allen Einzelaufträgen gelöscht werden.

Bestand absenden

Nach vollständiger Bearbeitung kann der Sammelauftrag mit der Funktion "Absenden"      übertragen werden. Nach Eingabe der TAN wird der Auftrag zur Verarbeitung geschickt. Nach erfolgreicher Ausführung des Sammelauftrags kann der Bestand mit allen Einzelposten zur Wiederverwendung gespeichert werden. Damit entfällt bei wiederkehrenden Zahlungen der Erfassungsaufwand. Die Einzelaufträge können, analog zu noch nicht ausgeführten Sammelaufträgen, bearbeitet werden (hinzufügen, ändern und löschen von Einzelaufträgen).

Der bereits ausgeführte Sammelauftrag wird in dem Status ‚Abgesendet’ gespeichert.

Hinweis zur Verarbeitung Ihrer Daten:
Nach Eingabe der Daten im Formular gelangen Sie mit "Weiter" auf die nächste Seite. Beim Aufruf der neuen Seite werden Ihre eingegebenen Daten einer syntaktischen Prüfung unterzogen. Ist das Ergebnis der Prüfung negativ, so werden Sie auf die fehlerhaften Eingaben hingewiesen und Sie können diese direkt korrigieren.

Ist das Ergebnis der Prüfung positiv, so gelangen Sie auf die Seite zur TAN-Eingabe. Hier können Sie Ihren Auftrag noch einmal selbst kontrollieren. Ebenfalls können Sie hier die mit Ihrer Sparkasse vereinbarten Bedingungen zur Auftragserteilung nachlesen. Sind alle Daten korrekt und sind Sie mit den Bedingungen einverstanden, können Sie Ihren Auftrag mit einer TAN legitimieren und mit "Absenden" zur Verarbeitung schicken.

Anschließend erhalten Sie eine Rückmeldung zu Ihrem Auftrag. Diese Rückmeldung bestätigt in der Regel, dass der Auftrag entgegengenommen wurde. Der Auftrag kann jedoch auch abgelehnt werden, wenn z.B. ein mit der Sparkasse vereinbartes Auftrags-Limit überschritten wurde. Ein Rückruf des Auftrages ist auf elektronischem Weg nicht möglich.

Die übermittelten Auftragsdaten werden im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen gespeichert.

Verwaltung von Einzelaufträgen

Über die Funktion "Einzelaufträge anzeigen"      aus der Bestandsübersicht erhalten Sie eine Aufstellung der Einzelaufträge. Aus dieser Aufstellung ist eine direkte Bearbeitung der Einzelaufträge möglich.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Überweisung neu anlegen

Die Erfassung der Einzelaufträge erfolgt analog der normalen Überweisung.
Jeder Einzelauftrag wird mit dem Button      im Sammelauftrag gespeichert. Anschließend wird das nächste leere Überweisungsformular zur weiteren Erfassung angeboten.
Während der Auftragserfassung können alle Eingabefelder mit dem Button      gelöscht werden.
Zum Beenden der Einzelerfassung nutzen Sie bitte den Button    .

Die Funktionalitäten der      "Empfängerdaten" sowie der      "BLZ-Suche" stehen zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass maximal 1000 Einzelaufträge erfasst werden können.

Einzelaufträge anzeigen  

In der Aufstellung werden aus Gründen der Übersichtlichkeit nur die wichtigsten Überweisungsdaten angezeigt. Die Anzeige aller Daten ist über diese Funktion möglich.

Einzelaufträge ändern  

Folgende Angaben können geändert werden:

  • Daten des Begünstigten (Name, Kontonummer und BLZ)
  • Verwendungszweck
  • Betrag
  • Textschlüssel

Die Funktionalitäten der      "Empfängerdaten" sowie der      "BLZ-Suche" stehen zur Verfügung.

Einzelaufträge löschen  

Der gewählte Einzelauftrag wird aus dem Sammelauftrag gelöscht.

Status des Sammelauftrags

Um einen Sammelauftrag besser zu kennzeichnen sind verschiedene Stati möglich. Die Stati werden automatisch gesetzt oder können auch manuell durch den Benutzer gesetzt werden.

Status Offen
Das ist der Grundstatus. Der Sammelbestand kann bearbeitet oder ausgeführt werden.

Status Aktiv
Dieser Status wird während einer Bearbeitung eines Sammlers gesetzt. Ein zweiter Bediener kann einen Sammler in diesem Status nicht bearbeiten.

Status Abgesendet
Nach einer erfolgreichen Ausführung eines Sammlerauftrages kann dieser mit dem Button      für eine spätere Wiederverwendung gespeichert werden (z.B. monatliche Gehaltszahlungen).
Der Status ‚Abgesendet’ wird vom System gesetzt. Inhaltliche Änderungen in dem Sammelauftrag sind möglich. Dazu wird der Sammler vom System wieder in den Status ‚Aktiv’ gesetzt.